Converting Numeric Amount to Words in Excel for VAT Invoices

Question

Hello,
How in Excel can you change the value from a cell in which the amount (number) is entered into text (number written in words). I need this formula to issue internal VAT invoices. Please help.

Greetings.

adamas_nt · Answer

There is a user function in this topic: and many other places on the internet.

marek003 · Answer

As a rule, using a macro. You can also in an extra worksheet but it's more fun than it's worth.

Enter the amount in excel or something like that in google and you will find several dozen solutions.
Here, for example, one of them with a delicate description of what to do:
http://blog.grzegorzsurowiec.pl/2009/01/15/tworawy-makro-dla-programu-microsoft-excel/

RadekS · Answer

maybe a bit late, but it's better than never

I attach a file with a description and a file,
which converts numeric values to "in words"
It really makes life easier! :)

The file "Slownie.xls" should be copied to the folder [drive]: \ Microsoft Office \ Office \ XLStart. After this procedure, each time the sheet is opened, a new function will be available (WORDS.XLS! Words ()) in "Paste function / Function category: / User". After calling the function, enter directly the number in the "argument" field or indicate the cell from which the argument will be taken.

okobaka · Answer

Here, too, they touched on the subject, the amount in words. up to PLN 999,999.99

RadekS · Answer

okobaka: in the topic: - the case was based on macros, vba, while the prepared by me is functionally called and starts every time we turn on excel. To sum up - each method leading to a specific goal is the best possible

dawidmarek · Answer

Hello
It's great with this feature, but I have such a problem. I have an attendance list, and in one of the cells I have the number of hours worked with a number, and on vacation leave I have the abbreviation "UW"
And here I have a question what function to use to add the sum of the text "UW" to me and write in the summary, for example

Vacation quantity 8

Please help
greetings

walek33 · Answer

I don't mean to be cranky, but this is probably a new topic? By the way, if this data is in two columns then use a formula sum.if (range, UW, sum_range) Added: If the data is in one column: count.if (range, UW) * 8

okobaka · Answer

I use your function, but I noticed that if I copy it to C: \ Microsoft Office \ Office \ XLStart, the excel window opens, but it is empty - you have to minimize it and only then the workbook opens in the window and it is like that every time . RadekS, I would like to ask you to add pennies to this function, but written in this way e.g. 99.99 = ninety-nine zlotys and 99/100 groszy and that each time the function shows pennies for example: 99.00 = ninety-nine zlotys and 00/100 gr and remove the parentheses and text (say :) I would be grateful.

RadekS · Answer

hmm, this is not my - as you wrote - formula / function, I use it myself because it is convenient and simple, but I did not work on its creation

I propose to see other solutions of this type given in the files, as well as the study from the website:
http://www.excelblog.pl/kwota-slownie-bez-vba/

okobaka · Answer

Thanks for the correction ... it was enough to improve this function a bit, maybe you know where this "Slownie.zip" file is from - because I'm looking for the source?

Edited 7/28/2010
Today I had some time and I just pressed ALT + F11 and the macro that I wanted popped up, you can change what you want ... there is also the author and tp information ...

Edited 8/2/2010
I changed the macro again like this:

I replaced that piece of code that was originally ...

'If po_przecinku >= 1 Then
'    liczba = po_przecinku
'    GoSub zamiana
'    y$ = xxx$
'    groszy$ = " " + y$ + " gr) "
'    Else
'    groszy$ = ") "
'End If

... with this piece of code.
[code:1:758bd4b38c] reszta_z$ = Int(po_przecinku)

If reszta_z$ >= 0 And reszta_z$

Kluska81 · Answer

Hello

@okobaka
you could throw in ready after macro modification

EDIT:

I found such a macro on the Internet, only one problem is that the value of pennies is also given in words
e.g.
123.45 PLN
one hundred and twenty-three zlotys and forty-five groszy
and I would like to achieve such an effect
one hundred and twenty-three PLN 45/100

Function Słownie(Liczba As Variant, Optional CzyWaluta) As Variant
'***********************************************************
' Makro do przeliczania liczby na słownie
' (c) 2001 by Bartłomiej Sosenko
'***********************************************************

Dim LiczbaP, Wynik, Slowo, SlowoP, Slowo2, i, Przyrostki
Dim Przyrostek, Przedrostek, Grosze, Jednostki, dziesiatki, setki, gr

If IsMissing(CzyWaluta) Then CzyWaluta = True

If Liczba < 0 Then
Liczba = -Liczba
Przedrostek = "minus "
End If


Grosze = ""
If InStr(1, Liczba, ",", 1) > 0 Then
 Grosze = Right(Liczba, Len(Liczba) - InStr(1, Liczba, ",", 1))
 If Len(Grosze) = 1 Then Grosze = Grosze & "0"
 If Len(Grosze) > 2 Then Grosze = Left(Grosze, 2)
 Liczba = Left(Liczba, InStr(1, Liczba, ",", 1) - 1)
End If
Jednostki = Array("", "jeden", "dwa", "trzy", "cztery", _
                  "pięć", "sześć", "siedem", "osiem", "dziewięć", _
                  "dziesięć", "jedenaście", "dwanaście", "trzynaście", _
                  "czternaście", "piętnaście", "szesnaście", "siedemnaście", _
                  "osiemnaście", "dziewiętnaście")
dziesiatki = Array("", "dziesięć", "dwadzieścia", "trzydzieści", "czterdzieści", _
                  "pięćdziesiąt", "sześćdziesiąt", "siedemdziesiąt", _
                  "osiemdziesiąt", "dziewięćdziesiąt")
setki = Array("", "sto", "dwieście", "trzysta", "czterysta", "pięćset", "sześćset", _
              "siedemset", "osiemset", "dziewięćset")
Slowo = ""
For gr = 1 To 2
If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 2 Then Liczba = "0" & Liczba
If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 1 Then Liczba = "00" & Liczba
For i = 1 To (Len(Liczba) + 2) \ 3
  SlowoP = ""
  If i > 1 Then
    LiczbaP = Mid(Liczba, Len(Liczba) - (i * 3) + 1, 3)
  Else
    LiczbaP = Liczba
  End If
  If Right(LiczbaP, 2) < 20 Then
    SlowoP = Jednostki(Right(LiczbaP, 2)) & " " & SlowoP
  Else
    Slowo2 = dziesiatki(Left(Right(LiczbaP, 2), 1))
    Slowo2 = Slowo2 & " " & Jednostki(Right(LiczbaP, 1))
    SlowoP = Slowo2 & " " & SlowoP
  End If
  If LiczbaP > 99 Then
   SlowoP = setki(Left(Right(LiczbaP, 3), 1)) & " " & SlowoP
  End If
  Select Case i
   Case 1:
            If CzyWaluta Then
              If (gr = 2) Then
               Przyrostki = Array("grosz", "grosze", "groszy")
              Else
               Przyrostki = Array("złoty ", "złote ", "złotych ")
              End If
            Else
              If (gr = 2) Then
               Przyrostki = Array("setna", "setne", "setnych")
              Else
               Przyrostki = Array("", "", "")
              End If
            End If
   Case 2:  Przyrostki = Array("tysiąc ", "tysiące ", "tysięcy ")
   Case 3:  Przyrostki = Array("milion ", "miliony ", "milionów ")
   Case 4:  Przyrostki = Array("miliard ", "miliardy ", "miliardów ")
   Case 5:  Przyrostki = Array("bilion ", "biliony ", "bilionów ")
  End Select
  If ((LiczbaP  0) And i > 1) Or (gr > 0) Then
   If LiczbaP  0 Then
     If LiczbaP = 1 Then
      Przyrostek = Przyrostki(0)
     Else
        If ((Right(LiczbaP, 1) > 1) And (Right(LiczbaP, 1) < 5)) Or _
           ((Right(LiczbaP, 2) > 21) And (Right(LiczbaP, 1) > 1) And _
            (Right(LiczbaP, 1) < 5)) Then Przyrostek = Przyrostki(1)
        If ((Right(LiczbaP, 2) > 4) And (Right(LiczbaP, 2) < 22)) Or _
           ((Right(LiczbaP, 2) > 21) And (Right(LiczbaP, 1) > 4) And _
            (Right(LiczbaP, 1) < 22)) Or (Right(LiczbaP, 1) = 0) Or _
            (Right(LiczbaP, 1) = 1) Then Przyrostek = Przyrostki(2)
     End If
     If gr = 1 Then
      Slowo = SlowoP & Przyrostek & Slowo
     Else
      Slowo = Slowo & SlowoP & Przyrostek
     End If
   End If
  End If
Next i
If Grosze = "" Then
 Exit For
Else
 If Liczba > 0 Then If gr = 1 Then Slowo = Slowo & "i "
 Liczba = Grosze
End If
Next gr
If Liczba = 0 Then Slowo = "zero" & Slowo
Słownie = IIf(IsEmpty(Przedrostek), Slowo, Przedrostek & Slowo)
End Function

could I ask for help in modifying the macro

robson1313 · Answer

A very convenient solution:
The file nabla.xla is "inserted" into the library, e.g.
= 'C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICE11 \ LIBRARY \ NABLA.XLA
either on a different path with libraries.
In excel additions it will appear as 'nabla'
Using: insert function (financial) SFACT (.....)
It doesn't always alter correctly by chance, but it's probably survivable.

jar_gogo · Answer

@okobaka Could you please share the macro from the post above, because I really need it and unfortunately writing macros is not my forte. You made it, and I just want the display form you have edited. More precisely, I mean that it should be displayed in this way: PLN 159.37 In words: one hundred and fifty-nine zlotys 37/100 gr Thank you in advance, in my and not my own name, and best regards.

misiuv · Answer

I recommend a solution based on user functions

Ludek72 · Answer

Thanks alot.

okobaka · Answer

I edited the post, but now it is waiting for the approval of the moderator's change. He states again - a little more legible.

I replaced a piece of that original code ...

If po_przecinku >= 1 Then
 liczba = po_przecinku
 GoSub zamiana
 y$ = xxx$
 groszy$ = " " + y$ + " gr) "
 Else
 groszy$ = ") "
End If

... this.
[code:1:18a6762dda]'If po_przecinku >= 1 Then
' liczba = po_przecinku
' GoSub zamiana
' y$ = xxx$
' groszy$ = " " + y$ + " gr) "
' Else
' groszy$ = ") "
'End If
reszta_z$ = Int(po_przecinku)

If reszta_z$ >= 0 And reszta_z$

Antidotum ex · Answer

Free - Excel formula to change amount to text (amount in words) - no macros.
I provide a formula that I wrote myself and make it available to everyone for free.
I don't think it's new, maybe someone has a better solution - and that's my ver.
Formula originally written in OpenOffice, also works in Excel (I checked).
Maximum is: 999 999 999 999.99. The file is not encoded, you can rummage in it, it is enough to reveal rows between J and S in the Sheet.
In the attachment I am sending the file: Amount for text.xls

good luck and best regards

AJaqubek · Answer

Beautiful formula for converting an amount into text. Xls.
I am looking for something like this and I have no idea about creating macros myself. There is only one request to change the word amount ending to look like this:
PLN 1,200.20 - one thousand two hundred PLN 20/100, or
PLN 1,200.20 - one thousand two hundred PLN 20/100
I myself have no idea about creating macros

good luck and best regards

marek003 · Answer

Which example are you writing about?
There is no macro in the last of these. Everything is based on Excel formulas.
Discover columns K to Q and you will see the "engine" of functions that turn numbers into words.

I, in turn, use my own solution without macros: an additional sheet and my own names. Below is an example

An ending in the "PLN" style can be added in the last formula. because it is not always all about money.

AJaqubek · Answer

There is no macro in the last of these. Everything is based on Excel formulas.
Discover columns K to Q and you will see the "engine" of functions that turn numbers into words.

I select the columns and I click "discover", but it asks for a password ???

And how to solve the problem of writing, for example, 30 - 40 different amounts in words?
I want to put something like this in the tender sheets - different tenders and different amounts of numbers

marek003 · Answer

Strange because he doesn't ask for me (an discovered example is attached) Here, however, I propose to use a macro (enter it into the module in VBA) Below, the last macros in this thread have been adapted to your needs. At the same time, I changed them a little so that the currency was given out of hand (it can be PLN, it can be EUR, it can be CHF - whatever you want) For example, if you have a number in A1, you enter it in b1 = In words (A1; PLN) or = In words (A!; EUR) and the function will return a value in words with the ending zl. If you do not specify currency, the function will only return a word number with hundredths in the fraction. Code: text Expand Select all Copy to clipboardFunction Słownie(Liczba As Variant, Optional Waluta As String) As Variant '*********************************************************** ' Makro do przeliczania liczby na słownie ' (c) 2001 by Bartłomiej Sosenko 'Troszeczkę przerobione by grosze były w ułamku i możliwością wprowadzenia dowolnej waluty (c) 2012 by marek003    :) '*********************************************************** Dim LiczbaP, Wynik, Slowo, SlowoP, Slowo2, i, Przyrostki Dim Przyrostek, Przedrostek, Grosze, Jednostki, dziesiatki, setki If Liczba  0 Then  Grosze = Right(Liczba, Len(Liczba) - InStr(1, Liczba, ,, 1))  If Len(Grosze) = 1 Then Grosze = Grosze & 0  If Len(Grosze) > 2 Then Grosze = Left(Grosze, 2)  Liczba = Left(Liczba, InStr(1, Liczba, ,, 1) - 1) End If Jednostki = Array(, jeden, dwa, trzy, cztery, _                   pięć, sześć, siedem, osiem, dziewięć, _                   dziesięć, jedenaście, dwanaście, trzynaście, _                   czternaście, piętnaście, szesnaście, siedemnaście, _                   osiemnaście, dziewiętnaście) dziesiatki = Array(, dziesięć, dwadzieścia, trzydzieści, czterdzieści, _                   pięćdziesiąt, sześćdziesiąt, siedemdziesiąt, _                   osiemdziesiąt, dziewięćdziesiąt) setki = Array(, sto, dwieście, trzysta, czterysta, pięćset, sześćset, _               siedemset, osiemset, dziewięćset) Slowo =      If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 2 Then Liczba = 0 & Liczba     If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 1 Then Liczba = 00 & Liczba          For i = 1 To (Len(Liczba) + 2) \ 3       SlowoP =        If i > 1 Then         LiczbaP = Mid(Liczba, Len(Liczba) - (i * 3) + 1, 3)       Else         LiczbaP = Liczba       End If              If Right(LiczbaP, 2)  99 Then        SlowoP = setki(Left(Right(LiczbaP, 3), 1)) &   & SlowoP       End If              Select Case i        Case 1:  Przyrostki = Array( ,  ,  )        Case 2:  Przyrostki = Array(tysiąc , tysiące , tysięcy )        Case 3:  Przyrostki = Array(milion , miliony , milionów )        Case 4:  Przyrostki = Array(miliard , miliardy , miliardów )        Case 5:  Przyrostki = Array(bilion , biliony , bilionów )       End Select               If LiczbaP  0 Then          If LiczbaP = 1 Then           Przyrostek = Przyrostki(0)          Else             If ((Right(LiczbaP, 1) > 1) And (Right(LiczbaP, 1)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 1) _             And (Right(LiczbaP, 1)  4) And (Right(LiczbaP, 2)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 4) And (Right(LiczbaP, 1)

Antidotum ex · Answer

Any amount of quota can be used easily without VBA.
In each exercise book, copy the entire "Amount for text" sheet to, for example: Sheet1,
then select the cell with the amount in your worksheet, do "Ctrl C" and paste into the cell with the amount in the Template Sheet1 with "Ctrl V" (replace the cells with the number amount). Then here select the cell with the selected amount in words, do "Ctrl C" and paste with "Ctrl V" into the cell with the amount in words on your sheet. Everything works.
kisses

AJaqubek · Answer

Any amount of quota can be used easily without VBA.
In each exercise book, copy the entire "Amount for text" sheet to, for example: Sheet1,
then select the cell with the amount in your worksheet, do "Ctrl C" and paste into the cell with the amount in the Template Sheet1 with "Ctrl V" (replace the cells with the number amount). Then here select the cell with the selected amount in words, do "Ctrl C" and paste with "Ctrl V" into the cell with the amount in words on your sheet. Everything works.
kisses

jar_gogo · Answer

Hello @AJaqubek In this case, the macro will be the best solution for you @ marek003 . It works great and should fix your problems. You just have to follow its description above the macro itself. I also have a question for @ marek003 . As I can not write macros, could you help me change them a bit (it is the final entry) so that the record looks like this: PLN 159.37 one hundred and fifty-nine zlotys 37/100 gr If it is possible @ marek003 thank you in advance.

AJaqubek · Answer

As I can not write macros, could you help me change them a bit (it is the final entry) so that the record looks like this:

PLN 159.37
one hundred and fifty-nine zlotys 37/100 gr

I think the journal entry:
one hundred and fifty-nine zlotys 37/100 gr
is not correct, because we read (ending): thirty-seven hundredths of a penny

jar_gogo · Answer

Maybe you are right, then I repeat my request to @ marek003 but without the abbreviation gr

marek003 · Answer

Here you are: 1st version PLN 159.37 one hundred and fifty-nine zlotys 37/100 gr I added the letter i but if someone does not fit, remove this condition with one hyphen & in the penultimate line of code IIf (Number = 0, , and) I only continued with the option of different currencies so the function looks like this: = Words (value; PLN; gr) Of course, if they are omitted from the definition of currencies - they will not be shown. or if you change them, the effect will be the same as in the previous macro, i.e. = In words (value ;; PLN) will give you one hundred and fifty-nine and 37/100 PLN Or whatever you like = In words (value; PLN) will give you one hundred and fifty-nine zlotys and 37/100 Code: text Expand Select all Copy to clipboardFunction Słownie(Liczba As Variant, Optional Waluta As String, Optional Waluta2 As String) As Variant '*********************************************************** ' Makro do przeliczania liczby na słownie ' (c) 2001 by Bartłomiej Sosenko 'Troszeczkę przerobione by grosze były w ułamku i możliwością wprowadzenia dowolnej waluty ' i jeszcze paroma zmianami(c) 2012 by marek003    :) '*********************************************************** Dim LiczbaP, Wynik, Slowo, SlowoP, Slowo2, i, Przyrostki Dim Przyrostek, Przedrostek, Grosze, Jednostki, dziesiatki, setki If Liczba  0 Then  Grosze = Right(Liczba, Len(Liczba) - InStr(1, Liczba, ,, 1))  If Len(Grosze) = 1 Then Grosze = Grosze & 0  If Len(Grosze) > 2 Then Grosze = Left(Grosze, 2)  Liczba = Left(Liczba, InStr(1, Liczba, ,, 1) - 1) End If Jednostki = Array(, jeden, dwa, trzy, cztery, _                   pięć, sześć, siedem, osiem, dziewięć, _                   dziesięć, jedenaście, dwanaście, trzynaście, _                   czternaście, piętnaście, szesnaście, siedemnaście, _                   osiemnaście, dziewiętnaście) dziesiatki = Array(, dziesięć, dwadzieścia, trzydzieści, czterdzieści, _                   pięćdziesiąt, sześćdziesiąt, siedemdziesiąt, _                   osiemdziesiąt, dziewięćdziesiąt) setki = Array(, sto, dwieście, trzysta, czterysta, pięćset, sześćset, _               siedemset, osiemset, dziewięćset) Slowo =      If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 2 Then Liczba = 0 & Liczba     If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 1 Then Liczba = 00 & Liczba          For i = 1 To (Len(Liczba) + 2) \ 3       SlowoP =        If i > 1 Then         LiczbaP = Mid(Liczba, Len(Liczba) - (i * 3) + 1, 3)       Else         LiczbaP = Liczba       End If              If Right(LiczbaP, 2)  99 Then        SlowoP = setki(Left(Right(LiczbaP, 3), 1)) &   & SlowoP       End If              Select Case i        Case 1:  Przyrostki = Array(Waluta &  , Waluta &  , Waluta &  )        Case 2:  Przyrostki = Array(tysiąc , tysiące , tysięcy )        Case 3:  Przyrostki = Array(milion , miliony , milionów )        Case 4:  Przyrostki = Array(miliard , miliardy , miliardów )        Case 5:  Przyrostki = Array(bilion , biliony , bilionów )       End Select               If LiczbaP  0 Then          If LiczbaP = 1 Then           Przyrostek = Przyrostki(0)          Else             If ((Right(LiczbaP, 1) > 1) And (Right(LiczbaP, 1)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 1) _             And (Right(LiczbaP, 1)  4) And (Right(LiczbaP, 2)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 4) And (Right(LiczbaP, 1)  2 Then Grosze = Left(Grosze, 2)  Liczba = Left(Liczba, InStr(1, Liczba, ,, 1) - 1) End If Jednostki = Array(, jeden, dwa, trzy, cztery, _                   pięć, sześć, siedem, osiem, dziewięć, _                   dziesięć, jedenaście, dwanaście, trzynaście, _                   czternaście, piętnaście, szesnaście, siedemnaście, _                   osiemnaście, dziewiętnaście) dziesiatki = Array(, dziesięć, dwadzieścia, trzydzieści, czterdzieści, _                   pięćdziesiąt, sześćdziesiąt, siedemdziesiąt, _                   osiemdziesiąt, dziewięćdziesiąt) setki = Array(, sto, dwieście, trzysta, czterysta, pięćset, sześćset, _               siedemset, osiemset, dziewięćset) Slowo =      If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 2 Then Liczba = 0 & Liczba     If Len(Liczba) - (Len(Liczba) \ 3) * 3 = 1 Then Liczba = 00 & Liczba          For i = 1 To (Len(Liczba) + 2) \ 3       SlowoP =        If i > 1 Then         LiczbaP = Mid(Liczba, Len(Liczba) - (i * 3) + 1, 3)       Else         LiczbaP = Liczba       End If              If Right(LiczbaP, 2)  99 Then        SlowoP = setki(Left(Right(LiczbaP, 3), 1)) &   & SlowoP       End If              Select Case i        Case 1:  Przyrostki = Array(Waluta &  , Waluta &  , Waluta &  )        Case 2:  Przyrostki = Array(tysiąc , tysiące , tysięcy )        Case 3:  Przyrostki = Array(milion , miliony , milionów )        Case 4:  Przyrostki = Array(miliard , miliardy , miliardów )        Case 5:  Przyrostki = Array(bilion , biliony , bilionów )       End Select               If LiczbaP  0 Then          If LiczbaP = 1 Then           Przyrostek = Przyrostki(0)          Else             If ((Right(LiczbaP, 1) > 1) And (Right(LiczbaP, 1)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 1) _             And (Right(LiczbaP, 1)  4) And (Right(LiczbaP, 2)  21) And (Right(LiczbaP, 1) > 4) And (Right(LiczbaP, 1)

jar_gogo · Answer

@ marek003 terribly, but thank you so much :D Added after 1 [hours] 31 [minutes]: @AJaqubek Please find attached your file enriched with a macro @ marek003 and thanks to his help, I was able to help you too (of course, if you check and say that you meant it). The first is packed .xlsm with macro support (for execel 2007 and up). As the extension .xlsm is not allowed so far, I had to pack. The second is expansion .xls (for execel 2003). Narka

Antidotum ex · Answer

To AJaqubek Recently I was on vacation ... I am sending without VBA in your ver. see if he is passionate. As if it is best to say what it is about on an example kisses

Converting Numeric Amount to Words in Excel for VAT Invoices

Post #1

Post #2

Post #3

Post #4

Post #5

Post #6

Post #7

Post #8

Post #9

Post #10

Post #11

Post #12

Post #13

Post #14

Post #15

Post #16

Post #17

Post #18

Post #19

Post #20

Post #21

Post #22

Post #23

Post #24

Post #25

Post #26

Post #27

Post #28

Post #29

Post #30

Topic summary